Legalisatie is een officiële bevestiging dat de handtekening van de (buitenlandse) ambtenaar die een document ondertekende, of het zegel of de stempel op het document, echt is. In die zin zegt legalisatie iets over de vorm van het document, maar bevestigt het niet de inhoudelijke juistheid ervan.

 

Legalisatie gebeurt via de bevoegde ambassade of het bevoegd consulaat van België in het land of de streek waar het document werd afgegeven. Zowel beroepsposten als ereconsulaten kunnen documenten legaliseren.

 

De legalisatie is een controle aangaande de oorsprong van een document. De echtheid van de handtekening en de hoedanigheid van de ondertekenende ambtenaar worden geverifieerd. Bij uitbreiding wordt ook de handtekening van een legaliserend ambtenaar gelegaliseerd, dus niet enkel de handtekening van degene die het stuk afgaf (de zogenoemde legalisatie in cascade). Elke handtekening/zegel/stempel wordt gelegaliseerd door degene die daarvoor bevoegd is en die de handtekening/zegel/stempel kent, meestal omdat hij over een model (=specimen) beschikt. Hier ligt de verklaring waarom in bepaalde landen verschillende voorafgaandelijke legalisaties noodzakelijk zijn (bijvoorbeeld door lokale ambtenaar van de burgerlijke stand, Ministerie van Justitie, Ministerie van Buitenlandse Zaken en pas dan door Belgische ambassade of Belgisch consulaat). Om lange en dure legalisatieprocedures in te korten/te vermijden, is het dan ook aangewezen dat de ambassades en consulaten modellen verzamelen van handtekeningen, zegels en stempels die regelmatig moeten worden gelegaliseerd.

 

De omzendbrief omschrijft duidelijk welke documenten gelegaliseerd kunnen worden:

Buitenlandse documenten die gelegaliseerd mogen worden:

 

• Stukken afgegeven door de buitenlandse overheid (bijvoorbeeld akten van de burgerlijke stand, notariële akten).
• Documenten ondertekend door een privé-persoon, op voorwaarde dat de persoon die het stuk heeft ondertekend zich persoonlijk aanbiedt.
• Vertalingen: zowel het origineel als de vertaling moeten gelegaliseerd worden. Voor de vertaling van verstotingsakten hebben de diplomatieke en consulaire posten instructies gekregen. De instructie zegt dat indien de term "verstoting" vertaald is door "echtscheiding", daarvan bij de legalisatie op de akte een opmerking moet worden gemaakt.
• Eenvormige afschriften en uittreksels: deze mogen enkel afgeleverd zijn door de buitenlandse autoriteiten die het origineel afgeleverd hebben.
• Diploma's: de diplomatieke of consulaire ambtenaar mag geen éénvormige afschriften maken van diploma's van buitenlandse studenten voor gebruik in België

Een apostille is een certificaat dat aan een document wordt toegevoegd om de vormelijke juistheid ervan te bevestigen. Dit certificaat vervangt dan de legalisatie. Een apostille is mogelijk ten aanzien van de landen die partij zijn bij het Haagse Apostilleverdrag van 1961. Documenten afkomstig uit een aantal landen moeten in het land van herkomst door de bevoegde autoriteiten voorzien worden van een apostille. Dit is een officieel formulier dat aan het document vastgemaakt wordt zo dat het onmogelijk is om die eraf te halen zonder dat dit zichtbaar is. De titel vermeldt altijd enkel in het Frans: 'Convention de La Haye du 5 octobre 1961'. De apostille is voor de rest opgesteld in het Frans, Engels of een oficiële taal van het land van herkomst. Soms heeft de apostille ook twee of meer talen, bijvoorbeeld een officiële taal van de land van bestemming als tweede taal.

Als men twee of meer documenten heeft die door dezelfde persoon zijn ondertekend en die voor hetzelfde doel gebruikt zullen worden, mag één apostille op het bundel worden geplaatst. Wanneer de documenten echter door verschillende mensen ondertekend zijn, moet elk een afzonderlijk een apostille krijgen.

Een apostille wordt op een zodanige manier aan het document gehecht dat het onmogelijk is om de apostille ervan los te maken zonder zichtbare sporen na te laten. Als je de documenten voor verschillende doeleinden nodig hebt, dan moet je voor elk document afzonderlijk een apostille krijgen.

Als aan de formaliteit van apostille is voldaan, is verdere legalisatie niet meer nodig. Noch door de Belgische ambassade of het Belgisch consulaat in het buitenland, noch door de FOD Buitenlandse Zaken te Brussel.

Voor een apostille op Belgische documenten bestemd voor het buitenland moet men zich wenden tot de Dienst Legalisatie van de FOD Buitenlandse Zaken te Brussel.